Cómo Ahorrar Una Hora Al Día

Por Steve McClatchy

Planee por cinco minutos al día. Tomar menos de 1% de su día planear el otro 99% le dará mucho más de cinco minutos más adelante. Los muchos beneficios de un plan escrito incluye la capacidad de recuperarse rápidamente de interrupciones, de controlar a los eventos en vez de que los eventos le controlen a usted, de valorar las oportunidades diarias contra su plan y así poder tomar mejores decisiones, además de ahorrar tiempo que se pierde al pasar de una tarea a otra.

Use un sistema de manejo de tiempo. No hay nada que cause más estrés que no cumplir con un compromiso. Sea pagar su hipoteca, renta y un compromiso que haga con un cliente o colega, no darles seguimiento es una gran causa de estrés. Tenga un sistema que le recuerde cuáles son sus compromisos.

Si no puede hacerlo hoy, ni lo piense. Cree una lista de cosas por hacer cada día del año. Los Planeadores diarios, PDA, programas de correo electrónico y otros similares le ofrecen esta posibilidad –pero poca gente aprovecha esta ventaja. Piense en algo que no pueda hacer hasta el próximo miércoles. Puede ponerlo en su lista para ese día y olvidarlo. Si un cliente le pide que llame de nuevo en 3 meses, no tiene que preocuparse por recordarlo constantemente. Puede dejar que su planeador se lo recuerde. Las listas de “Quehaceres del futuro” como yo les llamo son la clave para lograr metas, delegar de forma efectiva, manejo de contacto y de proyecto además de asegurar que los detalles y compromisos no se le escapen.

Priorice. Hay solo dos formas de motivación humana. Son: “Moverse para ganar” o “Prevenir el dolor”. Ganar actividades incluye cosas que le llevan a seguir con sus metas y propósitos. Las actividades de prevenir el dolor incluyen todas las responsabilidades que eventualmente encontrará si falla al cumplirlas. Las actividades que nos impulsan producen resultados significativos que mejoran nuestras vidas. Las actividades que previenen el dolor producen resultados poco significativos que nos ayudan a conducir y mantener nuestras vidas. Los grandes en planeación de tiempo tienen actividades que les impulsan como una parte consistente de su plan diario.

Organícese. Si algo no tiene un, es un desastre. Si quiere más tiempo, gaste menos del que tiene buscando lo que necesita. Volverse organizado es solo tomar el tiempo para asignar a los objetos, archivos y todo lo demás un lugar para acceder a ellos de forma sencilla cuando los necesite. No sé de nadie que no tenga asignado en su hogar un lugar para los tenedores, cuchillos y cucharas, en consecuencia, gastan poco tiempo buscándolos. Asígnele un hogar a las cosas que hay en su oficina, en su escritorio, en su carro y en su casa y gaste menos tiempo buscando lo que necesita.

Cambie las cosas que “Hay que hacer” por citas. ¿Qué es más prioritario que una tarea que es la primera en su lista? La respuesta es una cita en el calendario. Piense en la diferencia del compromiso entre cumplir su lista de quehaceres y tener una cita personal. Para llevar sus habilidades de manejo del tiempo al siguiente nivel, tome los puntos más importantes de su lista y colóquelos en su calendario.

Comprometido y a punto de entregar. Este es uno de los más grandes secretos de productividad de todos los tiempos. A menudo, tendemos a lo opuesto. Esta sola habilidad puede reducir tremendas cantidades de estrés en su vida y fortalecer de forma significativa sus relaciones.

Encuentre un mentor o entrenador. Incluso Michael Jordan necesitó un entrenador para ser el mejor. Cada uno de nosotros necesita un fan enloquecido que nos guíe y nos enseñe las habilidades necesarias para triunfar. Encuentre a alguien que le pueda acompañar en el camino a alcanzar sus metas.

Aprenda a decir no. Es muy difícil para algunas personas, pero tiene grandes recompensas. Pregúntese “¿Cuál es la mejor y más sabia forma de usar mi tiempo ahora mismo?” Si tiene alguna oportunidad que no cumpla con este criterio, no tema decir “No”

Motívese. Todas las personas tienen motivaciones diferentes. Encuentre lo que le motiva y úselo. Cuando esté de buen humor, avanza mejor, así que asegúrese de tener lo que necesita para estar alegre. Le recomiendo escuchar CD’s con mensajes positivos mientras maneja.

Deshágase. Haga una lista de las cosas que odia hacer y páguele a alguien más para que las haga. Páguele a la familia, amigos, vecinos, estudiantes, vendedores o consultores. Si no tiene recursos para pagar, entonces intercambie productos o servicios.

Trabaje en sus habilidades computacionales. Su velocidad al escribir y su habilidad para navegar en la computadora afectan su productividad. Haga tiempo para desarrollar sus habilidades y haga una cita con un experto, tome una clase de computación o adquiera revistas y literatura que le de tips y consejos.

Aprende a dejar un buen mensaje. Pedirle a alguien que le regrese la llamada no es un gran mensaje. Un gran mensaje comunica claramente lo que usted quiere de la persona a quien está llamando. Incluya su nombra, empresa y número de teléfono dicho de forma clara. Decirle a esa persona cuándo estará disponible y algo de su agenda del día es otro gran consejo. Un gran mensaje es uno que evita que usted o la persona que está llamando trabajen de más y ahorren tiempo.

Steve McClatchy es el presidente de Alleer Training & Consulting, especializada en consultoría de ventas, manejo de tiempo y liderazgo. Puede contactarle en Steve.McClatchy@Aleer.com o al 800-860-1171