Tips para un Inventario Exitoso

Por Jason Bader

Es esa época del año. Las elecciones presidenciales de Estados Unidos ya pasaron, las temporadas deportivas están superadas. Y el pesado final del año fiscal está en el horizonte.

Durante mi carrera en la distribución, estuve involucrado con no menos de veinte de estos eventos, y no son algo que yo extrañara. Muchas almas desafortunadas tendrían que encerrarse en el almacén armadas con café, jugo de naranja y donas –la comida oficial del encargado de la cuenta para inventario. Todos estaban invitados, desde el personal de oficina hasta la familia de los empleados y algunos representantes de fabricantes para completar el grupo. ¿Le sorprende que algunos empleados convenientemente contrajeran gripa estomacal durante estos días?

También pueden surgir otros problemas. Por ejemplo, está la cuestión de saber cómo y qué contar. Me refiero a los errores comunes de cuenta que ocurren por el tamaño de los empaques. Si en un paquete hay cinco navajas, ¿Cuentan como una o como cinco? Desafortunadamente, el hijo adolescente del gerente de cuentas por pagar probablemente no sabrá la respuesta. Esta es la razón por la cual el inventario que tengamos el viernes en el sistema es más adecuado que lo que tengamos después de un fin de semana de contar.

Ya que muchos de nosotros estamos obligados a asistir al ritual anual de cuenta de algún tercero, me gustaría ofrecerles algunas sugerencias de cómo hacer que vayan mejor. Estas son observaciones basadas en la experiencia de haber participado – y dirigido- tantos de estos eventos.

Cuente las variables por unidades. Muchos distribuidores establecen sus variables aceptables en dólares. Cualquier cosa fuera de un dólar incluido en esta variante detonará un nuevo recuento de este producto. Cesto es genial si usted quiere saber cuánto dinero tiene en su almacén. Pero no mejora nada el aspecto cliente-servicio de su inventario.

Limpie el almacén. La limpieza está al lado de la corrección. Cuando visito el almacén de algún distribuidor, usualmente tengo una idea de qué tan bien le saldrá el inventario a partir de qué tan ordenado está el lugar. Si veo cajas amontonadas, unidades botadas en las esquinas y códigos de barras pegados en el mango de la escoba, sé que estos amigos no están muy preocupados por la exactitud. Los integrantes de servicio al cliente probablemente comparten mi opinión y no tienen mucha fe en los números que muestra el inventario en pantalla.

La mejor forma de empezar: temprano. Empezar a realizar el inventario antes tiende a crear confusión el día oficial del inventario. Algunos distribuidores intentan contar a partir de determinada línea o categoría. Pero si usted intenta contar un producto que se desplaza rápidamente, la cuenta cambiará de forma invariable antes del evento. Esto causa la complicación del doble esfuerzo.

La mejor forma de contar antes del evento es escoger los productos que se desplazan más despacio. Cree un reporte del desplazamiento de sus productos e intente contar el 25% final de la lista antes de tiempo. Por naturaleza, estos productos raramente cambiarán su número en las próximas seis semanas. Tenga una lista de productos a la mano. Identifique los productos que ya haya contado con una calcomanía fosforescente que tenga el número total que contó de ese ítem. Muy probablemente solo tendrá que ingresar ese número en su inventario durante el gran día porque si lo hace antes, el sistema puede marcarle un error.

Congele el negocio. La tarde anterior al gran día, deberá dejar de hacer negocio. Esto podría sonar tonto pero he tenido que andar detrás de más de una persona para sacarla del sistema mientras hago el conteo. Es una mala idea tener desplazamiento de mercancía mientras hace un conteo físico. Lleve un reporte abierto de trasferencia. ¿Qué productos no han llegado a su destino final? Asegúrese de que el inventario se esté llevando en el sitio correcto.

Asegúrese que los tickets de entrega sean manejados correctamente. Si deja productos por entregar, la lista mostrará una discrepancia. Esto le obligará a contar de nuevo hasta que el problema se resuelva. Si una orden llega y necesita ser entregada al día siguiente, asegúrese de ingresarla como una orden a futuro. El sistema guardará esta como posterior al evento evitando que su conteo se arruine. Si ya ingresó números en el sistema, manténgalos separados. Cualquier número que no haya sido ingresado en el sistema debe ser señalado claramente como “NO EN EL SISTEMA”.

Vaya creando los equipos para conteo con anticipación. No les deje esto a sus empleados. Invariablemente la gente nueva se agrupará. Trate de unir personas con experiencia que conozcan este trabajo. Asegúrese de que cada quien sepa el papel que juega en el equipo. Para lograr el mejor conteo, ponga a la persona con más experiencia a cargo de él y al “novato” a llevar el registro. A menudo, al novato le ordenan que cuente las unidades de una tarima. Y es aquí donde empiezan los problemas al contar unidades o paquetes. Si ponemos a las personas de ventas a que se involucren en el conteo de unidades, ellos tendrán una idea más clara de lo que vale la mercancía.

Escriba inmediatamente después de contar. A menudo veo gente buscando su hoja de anotaciones y checando el número de producto. El buscador va y encuentra el producto y da la cuenta. Esto puede hacer que nos saltemos ciertos productos. En vez de eso el buscador debe ir buscando cada producto en el orden que ocupan en el mueble. Mire el mueble, cuente el producto y después búsquelo en la hora de anotaciones. En el curso del año, algunas unidades mágicamente aparecerán en el mueble. Cuando un cliente decida no recoger algo que compró, debemos devolverlo directamente al proveedor. Desafortunadamente tendemos a ignorar este procedimiento. Es mucho más fácil acomodarlo con productos similares. Si las unidades sin lugar no están en el sistema o están estancados en el área de devoluciones, ¡Nuestro dinero no regresará!

Recuerdo una vez que estaba mirando la línea de un proveedor después del conteo. Solo teníamos 200 dólares de discrepancia en sistema cuando la inversión total era de 40,000 aproximadamente. Una variable de 200 dólares parece muy buena. La mayoría de la gente diría que es un muy buen registro. Pero mirando atentamente las gráficas de ventas, todo parecía una montaña rusa, algunos productos aumentaban y otros disminuían sin razón. La causa la sabía el departamento de ventas, no pueden confiar en el sistema.

El conteo anual ha sido un problema de los distribuidores por muchos años. Está plagada de fallas y eso lleva a un futuro ineficiente. Sin embargo, este evento es un mal necesario. Un plan claro y definido además de un poco de organización puede hacerlo un poco menos doloroso.

Jason Bader es socio de The Distribution Team, Inc., una empresa que se especializa en manejo y seguimiento de inventario, consultoría en operaciones de negocios y uso de tecnología. Puede contactarlo en jason@distributionteam.com o al número 503-282-2333. Para más información, visite www.thedistributionteam.com