El Acertijo Presupuestal

Por Alan S. Bigger

No importa qué tan grande o pequeño pueda ser su presupuesto, el proceso de hacerlo es una tarea desalentadora para la mayoría de nosotros. Por estas fechas, parece que nunca hay dinero suficiente para lograr las metas del próximo año. Para la gente que dirige operaciones en edificios como mantenimiento, operaciones de limpieza y servicios de jardinería, este hecho constante se está volviendo un estilo de vida. La misión de nuestras operaciones está creciendo pero los fondos que se tienen no tienden a crecer a la par.

Contantemente estamos siendo presionados para hacer más con menos. El ambiente económico actual ha hecho de nuestras tareas algo cada vez más desafiante.

Si no recibimos suficiente dinero para limpiar los edificios en un nivel óptimo, ¿cómo resolvemos este acertijo? A menudo los gerentes, cuando se quedan atrapados en un nudo, inmediatamente harán reducción de suministros. Podrían tener la idea equivocada de que disminuir la cantidad de suministros que compran lograrán manejar el presupuesto general La realidad es que los suministros son un asunto relativamente menor. Hay otros aspectos que tienen un impacto mucho más significativo –la labor principal. De acuerdo con las encuestas, el trabajo representa entre el 70 y el 90 por ciento del presupuesto de operaciones de limpieza. El remanente es dividido en otrosaspectos como suministro y equipo. Ya que la cantidad operacional es limitada, ¿qué puede hacer un gerente proactivo con sus operaciones para maximizar el manejo de dinero disponible? ¡Los siguientes cuatro tips pueden ser útiles para ayudarlo a traer más peso a su equipaje!

Una el equipo con la tarea correcta. Maximice la parte más importante de la ecuación presupuestal –la mano de obra- proporcionando el mejor equipo disponible para lograr la tarea. Este paso puede traerle amplias recompensas, no solo en productividad si no también en ánimo de los empleados. Por ejemplo, un afanador tiene que limpiar con mop 10,000 pies cuadrados de pasillos cada noche, lo cual requiere aproximadamente 120 minutos de trabajo intenso. El costo de esa tarea en específico es de 5,200 dólares al año. Sin embargo, si el afanador cuenta con una talladora para realizarla, solo tomaría 54 minutos usando una máquina de 27 pulgadas. Haciendo una proyección anual, el costo sería de 2,340 dólares, con un ahorro del 45%. Este es un ahorro dramático que pagaría la máquina en menos de dos años. Además de incrementar la productividad, tal inversión le muestra al afanador que usted se preocupa por el o ella porporcionándole el equipo adecuado para hacer su labor más sencilla. Además, usando el equipo

Una la pieza correcta de dispensador con el producto adecuado. El paso más simple para tomar control de los costos es usar un sistema de dispensador de productos para suministros como químicos y papel. Cuando los químicos se mezclan usando un sistema que involucre una máquina dispensadora, se pueden hacer ahorros significativos. Si no está usando un sistema dispensador, probablemente está tirando químicos –y dinero- a la basura. Ahorros similares se pueden hacer utilizando sistemas dispensadores de toallas y rollos de papel.

Capacite, capacite y capacite otra vez

Si una frase vieja sobre vender propiedades es “ubicación, ubicación, ubicación”, el equivalente para operaciones de limpieza es “capacite, capacite, capacite”. La capacitación debe empezar el día que el empleado es contratado y deberá lograrse en una reunión con un facilitador preparado. A través del año, la capacitación deberá ser reforzada por sesiones de seguimiento y actualización. Un simple error como una mezcla errónea de químicos puede resultar en una limpieza deficiente de superficies, muebles dañados con manchas, incluso la descarga de gases letales que podrían lastimar a los afanadores o a los usuarios.

Ponga énfasis en la limpieza desde el principio hasta el fin. Hay millones de heridas y de enfermedades en el lugar de trabajo cada año. La pérdida de tiempo y productividad se traduce en pérdida de dinero, una disminución en el rendimiento y en las ganancias. La mayoría de las heridas no son graves para la vida pero todas ellas amenazan el trabajo. Los gerentes que proporcionan servicios a instalaciones deberían tener un programa de cero-tolerancia para heridas relacionadas con el trabajo. Tal programa podrá ahorrarle a la empresa una cantidad significativa de dinero a la vez que incrementa el ánimo y bienestar de los empleados. Pasos tan sencillos como proveer guantes, lentes y zapatos de seguridad y protectores pueden aumentar los dividendos.

Manejar los presupuestos en una forma frugal a través de los años será muy importante. La buena planeación presupuestaria y la preparación hoy, nos permitirá ser productivos y efectivos durante los años venideros.

Alan S. Bigger es director de instalaciones de Earlham College, Richmond, IN. También es ex – presidente de la APPA