Cómo Hacer Más Con Menos

Por Alan S. Bigger

No importa qué tan grande o pequeño pueda ser un presupuesto, el proceso de presupuestar es una tarea exhaustiva, y siempre parece que no importa lo que tengamos aprobado por parte de la empresa, nunca es suficiente para avanzar, especialmente cuando se trata de operaciones de manejo de instalaciones como mantenimiento, operaciones de limpieza y servicios exteriores. Mientras la misión de nuestras operaciones crece, no hay una tendencia recíproca en el crecimiento de los fondos destinados a cuidar y mantener las instalaciones a un nivel óptimo; constantemente somos presionados para hacer más con menos, y eso nunca ha sido más cierto que en la economía actual.

Si no recibimos suficiente dinero para limpiar un edificio a su nivel óptimo, ¿cómo resolver este acertijo? Muchos gerentes, cuando tienen esta pregunta, inmediatamente harán una reducción en suministros, con la creencia errónea de que disminuir la cantidad de suministros permitirá resolver el problema. La realidad es que los suministros son el menor de los problemas. Hay otros aspectos que tienen un impacto significativo – como la mano de obra.

El análisis muestra que la mano de obra representa entre un 70 y un 90 por ciento del presupuesto de operaciones de limpieza. La cantidad restante se divide entre otros ítems como suministros y equipo. Ya que el dinero para operaciones es poco, ¿qué puede hacer un gerente pro-activo de operaciones para maximizar la inversión y convertirla en dinero disponible? Los siguientes cuatro tips pueden serle útiles para obtener más.

Una el equipo correcto con la tarea correcta. Maximice la parte más importante de la ecuación presupuestaria: la mano de obra, proporcionando la mejor pieza de equipo disponible para lograr una tarea. Este simple paso puede dar amplias recompensas, no solo en productividad, sino también en el ánimo de sus empleados. Por ejemplo, un afanador tiene que limpiar con mop 10,000 pies cuadrados de amplios pasillos por noche, tomando aproximadamente 120 minutos de trabajo duro. El costo de esta tarea específica es de aproximadamente 5,200 dólares. Sin embargo, si ese afanador tuviera una fregadora para realizar la tarea, tomaría solo 54 minutos utilizando una máquina de 27 pulgadas. Proyectando esto a lo largo de un año, el costo sería de aproximadamente 2,340 dólares, un ahorro del 45%. Además de incrementar la productividad, tal inversión demostrará a los empleados que usted se preocupa por ellos y por darles el equipo adecuado para sus tareas. También, al usar el equipo correcto, las lesiones laborales pueden disminuirse. Una de las lesiones que persiguen a los afanadores es el síndrome de túnel carpiano, el cual ocurre por movimientos repetidos como trabajar con un mop o una aspiradora. Si un empleado está expuesto a largos tiempos con un mop y este es el adecuado, las lesiones disminuyen resultando en un significativo ahorro para las instalaciones.

Capacite, capacite y capacite de nuevo. Si el adagio para vender una propiedad dice que lo más importante es “ubicación, ubicación, ubicación”, el equivalente para operaciones de limpieza es capacitar, capacitar, capacitar. La capacitación deberá comenzar el día en que el empleado sea contratado y deberá ser realizada de forma formal por un facilitador capacitado. A través del año, la capacitación deberá ser reforzada por sesiones de seguimiento. Un simple error, como mezclar de forma errónea los químicos puede lesionar a los afanadores o a los usuarios, resultando en reclamos de compensaciones más altas, primas de seguro e incluso demandas.

Haga hincapié en la seguridad del principio al fin. Hay millones de lesiones y enfermedades de trabajo cada año. La pérdida de tiempo y productividad se traduce en una pérdida de dinero en la producción, en gastos indirectos y disminución de las ganancias. La mayoría de las lesiones no ponen en peligro la vida, pero todas ponen en peligro la producción. Los gerentes que proporcionan servicios a instalaciones pueden implementar un programa de tolerancia-cero a las lesiones de trabajo. Un programa así puede ahorrarle a la empresa una cantidad de dinero significativa mientras que incrementa el ánimo y el bienestar de los empleados. Pasos tan simples como proporcionar guantes, lentes y zapatos de seguridad y protectores de espalda puede mantener a salvo nuestros dividendos.

Una el dispensador con el producto correcto. La mano de obra podrá ser lo más alto en costos, pero los suministros también importan para la planeación presupuestal. El paso más sencillo que puede tomar para controlar los gastos es usar un sistema de dispensador de productos para químicos, papel y productos similares. Cuando los químicos se mezclan usando un sistema que involucre una máquina dispensadora, se pueden hacer ahorros significativos. Si usted no usa un sistema dispensador, probablemente está desperdiciando químicos –y dinero-. Se pueden hacer ahorros similares usando el dispensador correcto para toallas y rollos de papel.

Manejar nuestros presupuestos de una forma frugal durante los próximos años será crítico. La buena planeación y preparación presupuestaria hoy nos permitirá ser productos y efectivos con el dinero en el futuro.

Alan S. Bigger es director de instalaciones en Earlham College, Richmond, IN. También es ex – presidente de APPA