Cómo Dar Una Presentación Apabullante

por Patricia Fripp

Cuando sea que usted hable -sea que su audiencia sea de una sola persona o de mil - usted siempre tiene un mensaje que transmitir. Tal vez quiera que sus opiniones sean escuchadas durante una reunión, tal vez está dando una presentación formal. Posiblemente su equipo de ventas necesita mejorar su comunicación con los clientes, o usted está en una posición en la que debe ayudar a su CEO a diseñar un importante discurso.

Cualquiera que desee presentar, persuadir y propulsar sus ideas de forma oral enfrenta 10 obstáculos. Evítelas y lleve su presentación al dinamismo.

1.-Pensamiento Nublado. Si no puede describir lo que quiere decir en una frase, puede que sea culpable de pensamientos difusos y de querer abarcar demasiados temas. Sus escuchas probablemente también estarán confundidos y su atención se desviará pronto. Sea que está mejorando sus propias habilidades o ayudando a alguien a mejorar una presentación, el más grande (y difícil) reto es comenzar con una sola premisa u objetivo.

2.-Falta de estructura. Crear una presentación es como erigir una estructura; sin unos cimientos buenos no tendrá sobre qué construir. Comience con una apertura fuerte relacionada al tema; establezca su objetivo; enliste las razones por las cuales apoya su premisa respaldándose con ejemplos: historias, estadísticas, metáforas y casos. Revise lo que ha presentado, acepte preguntas si es apropiado y después use un cierre fuerte. Si usted hace fácil que la gente siga lo que está diciendo, recordarán mejor su punto.

2.-Falta de historias memorables. La gente en raras ocasiones recuerda las palabras exactas. En vez de eso, recuerdan las escenas mentales que les inspiran sus palabras. Apoye sus puntos con historias relevantes y vívidas. Ayude a sus escuchas a "hacerse una película" en sus mentes al usar caracteres memorables, situaciones comprometedoras, dialogo, suspenso, drama y humor. De hecho, si puede comenzar con una imagen visualmente atractiva -dramática o divertida- que apoye su premisa, seguramente les enganchará. Después enlace su cierre con esa imagen. Así nunca le olvidarán.

4.-Falta de conexión emocional. La combinación más poderosa combina tanto conexiones intelectuales como emocionales. Lo intelectual significa dar a los escuchas datos y argumentos razonados. Lo emocional viene de enganchar la imaginación de los escuchas envolviéndolos en historias ilustrativas usando frecuentemente la palabra "usted/ustedes" y respondiendo una interrogante silenciosa: ¿Qué significa esto para mí? Use lo que yo llamo una "alta tasa de Yo/Usted". Por ejemplo, no diga "Voy a hablarles sobre telecomunicaciones", mejor dice "Ustedes están a punto de aprender más sobre las últimas tendencias en telecomunicaciones". No diga: "Les voy a hablar sobre Bobby Lewis", mejor dígales: "Vengan conmigo a Oklahoma. Permítanme presentarles a mi amigo Bobby Lewis". Así habrá incluido a sus escuchas en su historia.

5.-Un nivel erróneo de atención en los detalles. ¿Está usted aportando una imagen completa, solo detalles o generalidades cuando su público quiere saber todos los detalles, los hechos y la información específica? O ¿está dando demasiados datos cuando todo lo que necesitan es posicionarse en una perspectiva para darse cuenta de si algo les interesa o no? Póngase al mismo nivel de detalles que sus escuchas.

Mi amigo y experto en negociaciones, el Dr. David Palmer habla sobre palabras "robustas" o "delgadas" y frases. Las palabras robustas describen la imagen completa, metas, ideales y resultados. Las palabras delgadas son detalles específicos de quién, qué, cuándo y cómo. En general, los gerentes necesitan palabras robustas. Los supervisores necesitan palabras medias. El personal técnico y los usuarios quieren saber palabras delgadas. Aliméntelos de acuerdo con sus apetitos.

6.-Falta de pausas. La buena música y la buena comunicación ambas contienen cambios de ritmo, de pausas. Esto es necesario para que los asistentes puedan pensar en lo que usted acaba de decir. Si usted se apura y llena a la gente con tanta información como sea posible, lo que va a pasar es que los va a dejar atrás.

Está bien hablar rápidamente, pero cuando diga algo profundo o proactivo o una pregunta retórica tómese una pausa. Esto les permite no solo pensar en lo que usted dijo, también internalizarlo.

7.-Palabras irritantes de relleno. "Umm", "aah", "ee", "ustedes entienden". Un orador que yo conocí comenzaba cada idea con un "ahora" mientras revisaba sus notas para saber qué venía a continuación. Esto puede estar bien ocasionalmente pero no cada 30 segundos. Usted puede grabarse para detectar sus propios malos hábitos. Después repita su presentación las veces que sea necesario para librarse de estas expresiones.

8.-Saltarse las palabras clave. La palabra más importante en una oración, es el punch, es la palabra clave, "llévese a mi esposa...POR FAVOR". Pero si usted baja la voz y dice "¿verdad?" o "de esta forma" está matando el impacto de su mensaje (para descubrir si usted tiene este hábito, también es útil grabarse).

9.-El mal uso de la tecnología. El equipo audiovisual añade impacto a los oradores profesionales y de negocios. Sin embargo, solo porque está disponible no quiere decir que tenemos que usarla.

Los oradores tímidos que simplemente narran y muestran diapositivas, imágenes o videos raramente pueden ser apasionados y efectivos. Cualquier ayuda visual desvía la atención. Ni las mejores diapositivas de Powerpoint pueden ayudarle a conectar emocionalmente. Use mejor historias apasionantes y nunca repita lo que hay en las imágenes, porque si lo hace, uno de los dos está siendo redundante.

El truco es hacer que la tecnología sea un soporte, no un freno para su mensaje. La trampa es que la información presentada a través de medios tecnológicos tiende a tratar sobre lo que los oradores quieren comunicar a sus escuchas. Un ejecutivo al que le pedí entrenamiento tenía 60 diapositivas -58 sobre su compañía y dos sobre su cliente. Había intercambiado la tasa de Yo/Usted!

10.-No tener una apertura y un cierre fuerte. Enganche a su audiencia inmediatamente con una apertura relevante que tenga un alto factor yo/usted. Puede ser dramático, aunque provocador e incluso graciosa. Pero nunca abra con una broma (a menos que sea un comediante con materiales originales). Haga que sus escuchas se enganchen inmediatamente con una prueba de lo que va a continuación. Y nunca cierre con preguntas. Si, responderlas puede ser apropiado, pero después entregue un cierre dinámico preferentemente que esté relacionado con la apertura . Las últimas palabras perduran. Como con un gran musical, usted quiere que su público se vaya tarareando las canciones.

Cuando pueda evitar estos errores comunes, es libre de enfocar y dirigir su mensaje y a su audiencia haciéndose un comunicador más dinámico, poderoso y persuasivo.

Patricia Fripp es entrenadora de discurso, capacitadora de ventas y oradora. Puede contactarla en pfripp@ix.netcom.com; al 415-753-6556. O para más información visite www.fripp.com