Evite los Costos Ocultos

por Dianna Bisswurm

A los economistas les gusta contar la historia de Henry Ford, el padre de la manufactura en serie. Un día, Ford entró en la habitación de un alto ejecutivo de la empresa, Ford Motor, Co., y le preguntó a un asesor qué trabajo estaba haciendo. Cuando supo que todos eran contadores pidió que los despidieran inmediatamente porque "no son productivos y no hacen trabajo real".

Lo que pasó fue un caos posterior, como descubrió Arjay Miller -quien después llegó a ser presidente de la empresa- cuando necesitó estimar los márgenes mensuales de Ford. Mientras que las proyecciones de ventas eran relativamente sencillas, se dió cuenta de que los responsables que no eran contadores hacían sus estimados clasificando las facturas de la empresa en cuatro pilas: pequeñas, medianas, grandes y extra grandes. Entonces, para calcular los costos mensuales, adivinaban el promedio de la suma de las cuentas que había en cada pila, medían la altura de cada pila y, para terminar, multiplicaban el alto de cada pila en pulgadas por el estimado de cada una.

Uno podría impresionarse de lo absurdo de estos métodos sobre todo viniendo de una organización tan importante y usarlo como ejemplo de por qué los contadores son valiosos para ayudar a una empresa a determinar de manera acertada cuál es su situación financiera, sin embargo ese no es el fin de la historia. Aparentemente, veinte años antes cuando el departamento de finanzas de Ford estaba corto de personal, solían sólo pesar las pilas de facturas para estimar sus costos.

Además de una sonora carcajada, la moraleja de esta historia, por lo menos para los economistas, es que a veces los métodos ya aceptados no son siempre la mejor forma de evaluar la eficiencia de una operación. De hecho, algunas prácticas de hoy en día son perfectas para reportes financieros y estimados de impuestos, pero podrían no ser lo mejor para obtener números reales de productividad o impacto de cambios en los procesos al tratar de ahorrar dinero. Los reportes financieros estándar son mejor para dar un vistazo en el flujo de efectivo o los activos contra los pasivos. Pero cuando una empresa realmente quiere incrementar márgenes, se requiere un análisis de costos.

Aún así, a pesar de toda la charla ejecutiva de costos contra calidad al momento de las compras o los incrementos de productividad, muchos de los mismos gerentes están pasando por alto los costos que realmente podrían controlar. Una clase básica de economía nos enseña sobre una variedad de costos -fijos, variables y márgenes, por nombrar algunos. Pero pocos gerentes vuelven a ese tipo de conocimientos al analizar sus operaciones, a menudo porque requiere más investigación de cómo procesar costos y cómo cada uno contribuye al objetivo de la organización. A veces estas investigaciones pueden ser un poco onerosas, ya que los costos no están quietos y hechos a la medida pero a menudo es exactamente ahí que podemos encontrar los excesos.

Un estudio de la universidad de Princeton de más de 300 ejecutivos acerca de estrategias de asignación de precios en sectores lucrativos mayores descubrieron que muchos tomadores de decisiones no pensaban realmente sobre sus costos básicos fijos o variables ni comprendían totalmente su impacto en la rentabilidad, y algunos ejecutivos no comprendían el concepto de costos marginales aún cuando se les explicaban repetidamente.

Una revisión rápida

Considerando que los márgenes son un tema importante para los ejecutivos de nuestra industria en el lado lucrativo, sería un ejercicio útil revisar conceptos de costos operativos y determinar cómo se pueden aplicar en el negocio.

Costos fijos. Son los costos que no puede cambiar en algún tiempo, aún si quisiera reaccionar a condiciones económicas o de mercado. Los ejemplos incluyen poseer un edificio o una flotilla de carros para manejar su negocio.

Costos variables. Son aquellos que usted puede cambiar en costo plano como reacción a condiciones del negocio. Como ejemplos tenemos las horas que trabaja un empleado o los suministros de oficina.

Algunos costos parecen caer justo en medio entre fijos y variables, pero pueden clasificarse basándose en cómo su cantidad incrementa o disminuye cuando el negocio incrementa o disminuye.

Costos explícitos. Son aquellos que usted paga por una persona o entidad, como los sueldos de sue empleados.

Costos implícitos. Son aquellos que usted no especifica en forma financiera pero que representan el valor de usar algo o realizar una tarea específica dentro de sus operaciones. Un ejemplo puede ser el desgaste de su almacén o el costo en tiempo para la transportación de su personal entre un almacén de suministros y la próxima tarea.

Costos marginales. Son aquellos en que se incurre por un aumento en las ventas (otro producto que se fabrica, una venta más u otro servicio).

Cuál es el costo real

Al investigar costos operativos y el impacto de diversos ajustes, puede revisar cualquiera de estos costos para encontrar ineficiencias. Por ejemplo, puede trabajar en reducir el tiempo por llamada en atención a clientes. Menos tiempo (una variable implícita) significa que se pueden procesar más llamadas. O tal vez puede revisar los costos explícitos fijos como el sistema de nómina, para encontrar alternativas que cuesten menos para los pagos de cada periodo.

Para la industria de la limpieza, hay muchos lugares donde realizar una investigación de cómo reducir costos: ¿Cuánto toma procesar una orden en el almacén? ¿Cómo puede una persona de ventas reducir el tiempo que toma obtener respuestas de sus nuevos clientes? ¿Cómo puede un trabajador de inventario disminuir el tiempo que toma identificar un problema y comunicarlo a su gerencia?

Mientras que muchos ejecutivos podrán pensar en reducir ciertas áreas, ponerles un costo puede ayudar a la larga a determinar en qué área enfocarse primero, basándonos en el costo que tiene para cada proceso. Puede parecer más sencillo adquirir un producto que prometa incrementar la productividad, el resultado podrá ser una pequeña disminución comparada a un proceso de mejora que podría tener un impacto mucho mayor.

A menos que trate de asignar costos a las actividades y analizar el porcentaje de cambio en la productividad cuando cambia cada elemento, podría estar trabajando con la herramienta menos productiva y la más equivocada. En los casos en que tiene menos control sobre la asignación de precios (cuando el mercado se dicta por la demanda) estos costos son integrales para desarrollar una estrategia competitiva y efectiva. Así que apártese de sus medidas contables tradicionales y camine alrededor de su oficina para darse cuenta de dónde se está gastando el dinero.

Dianna Bisswurm es Directora de Marketing ISSA