Productividad en las Reuniones: ¿Electrónicas o Personales?
por Abe WalkingBear Sánchez

Las reuniones personales son mucho más caras que las tele-conferencias o las reuniones en línea pero ¿también son más productivas? Este fue uno de los temas de discusión en el World Credit Congress, que tuvo lugar el 24 y 25 de Noviembre en Dublín, Irlanda. Es importante para la industria de la limpieza, especialmente ya que la industria se vuelve más diversa tanto en su aspecto global como en su naturaleza.

Freddie Dawkins, propietario de D G Media, Ltd., con sede en Londres y editor de la revista electrónica CCR World, expresó que en su opinión, las reuniones web son más que una voz que muestra diapositivas que cambian en la pantalla y que mientras que la teleconferencia es una herramienta viable de comunicación para un grupo de gente que entiende del asunto, no es útil en capacitación ni en enseñanza.

Simon Groves, gerente de mercadotecnia de Atradius, en Cardiff, Gales, contó su experiencia con las reuniones electrónicas de capacitación: tenían que ser como la transmisión de radio de antes para captar la atención de la audiencia en forma más efectiva. Esto es, dos voces intercambiando ideas trabajan mejor que una sola voz leyendo mientras se presentan algunas diapositivas.

Tanto Dawkins como Groves estuvieron de acuerdo en que conel propósito de establecer confianza y construir una relación de trabajo de alto nivel no hay nada mejor que una interacción cara a cara incluyendo los gastos de viaje y tiempo que eso ocupa.

En mi vuelo de regreso a casa de Dublín, leí la revista Forward, la publicación del Metals Service Center Institute (MSCI). Un artículo en particular, "Bajo el radar" por Jenn Danko, atrajo mi atención. Danko indicó que aunque el regreso de un viaje es, como ya sabemos muy largo,la industria metalúrgica lo está haciendo menos.

El artículo de Danko mencionó que un estudio de Oxford Economics comisionado por la U.S. Travel Association and Destination Association International concluyó que el ROI (return of investment, retorno de la inversión) para los viajes de negocios es de 12.50 usd por cada dólar que se gastó.

El estudio encontró que el 85 por ciento de los ejecutivos corporativos perciben las reuniones electrónicas como menos efectivas que las personales con sus clientes. El 75% cree que incrementar los gastos de viaje mientras que la competencia los reduce puede ser benéfico para el mercado. Además, la mitad de los ejecutivos encuestados indicó que reducir sus viajes le da a la competencia una ventaja. El estudio concluyó que "Los viajes de negocios proporcionan una serie de beneficios indirectos en la categoría de creación y fortalecimiento de redes de relaciones".

Para reuniones de alto nivel, mi experiencia personal en capacitación me dice que no hay nada que pueda reemplazar una presencia personal, especialmente si conseguir un lazo de confianza -o fe- es un objetivo clave de la reunión.

Sin embargo, cuando el tema está más enfocado y definido y la audiencia es amplia y geográficamente diversa, las reuniones electrónicas funcionan bien. Estoy de acuerdo con Dawkins y Groves en que las reuniones electrónicas de trabajo y capacitación funcionan mejor con un funcionamiento solo auditivo, especialmente cuando hay más de una persona involucrada, aún si el único rol de esas personas es realizar preguntas pre-determinadas.

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Abe WalkingBear Sánchez es un orador internacional en temas de flujo de efectivo, mejora de ventas y organización de negocios. Es fundador y presidente de A/R Management Group Inc., http://www.armg-usa.com/