Vamos a buscar algo de efectivo

por Scott Stratman

El asunto número 1 que desvela a los distribuidores por las noches es el manejo de activos, siendo el activo más grande el stock y productos registrados en inventario. A usted le preocupa pagar la factura cuando esta llega. Se preocupa si sus clientes comprarán la cantidad que usted tiene para vender. Le preocupa si el banco aumentará su crédito una vez más. El efectivo siempre es un asuntos importante y nunca parece haber suficiente.

Durante los últimos 18 años en el negocio de la distribución, rara vez me he topado con un gerente que tenga mucho efectivo. Nunca he hablado con ningún gerente de compras con carta blanca para gastar cualquier cantidad de efectivo comprando un producto. Aquellos que trabajan en compras conocen bien este escenario: "¿Cuántos de estos productos puede comprar este mes con el presupuesto disponible?

Elimine mínimos para envío gratuito. Algunos distribuidores anuncian que cada compra debe cumplir un mínimo para tener envío gratuito. En muchos casos, esa es una buena estrategia. Sin embargo, a menudo el efectivo adicional se gasta en comprar más para cumplir esos requerimientos.

La mayoría de los distribuidores reconocen que hay un costo por manejo de inventario. Hoy, esto se maneja por el 25% del costo del producto anualmente. Así que en el momento en que el inventario llega a su empresa, el efectivo interno comienza a fluir en términos de almacenaje, conteo, movimiento y posibles pérdidas de producto. De ahí que, antes de decidir cumplir con el mínimo para envío gratuito, asegúrese de calcular el efectivo que gastará en el excedente que tendrá que comprar. A veces, el envío gratuito no es lo suficientemente costoso para el costo extra de adquirir y desplazar más mercancía.

Ajuste los controles de pedidos. Aún cuando muchos distribuidores gastan grandes cantidades de dólares para detener las fugas en inventario, le reto a que trate de eliminar las pérdidas por completo. En otras palabras, mire en su computadora los archivos maestros para órdenes. El punto no es solo aplicar una medida correctiva, sino hacerlo preventivo. Pregúntese esto:

• ¿Cuándo fue la última vez que revisó su registro y parámetros de pedidos?
• ¿Qué tanta seguridad requiere para el manejo de su stock?

Muchos sistemas vienen con características por default en el control de órdenes para hacer más sencilla su implementación. Sin embargo, si no ha tomado el tiempo para ajustarlos en años, podría encontrar que algunos productos antiguos están todavía al 50% porque se siguen surtiendo. Lo cual puede costarle importantes cantidades.

Maneje su línea de recepción. Después de haber revisado sus controles de pedidos, es muy importante que eduque a su personal de recepción sobre su papel en el manejo de efectivo. Una vez que empiece con la bola de nieve dándole su orden a un vendedor, necesitará manejar el impacto en efectivo que esa orden tendrá sobre su capital. Esto requiere empatar la cantidad recibida con la cantidad ordenada, no aceptar ítems maltratados o equivocados e identificar la información que es necesario ingresar en el sistema.

Utilice reporte de excepciones. Las mejores herramientas que puede usar para ayudarse a buscar más efectivo son los reportes de excepciones generados por el sistema. Para la mayoría de ustedes, estos reportes existen dentro de su sistema de inventario, sin embargo raramente se les pone atención. Casi el 80 por ciento de los reportes dan información que le dice qué ha ocurrido en cada función de su negocio. Usted los conoce agrupados como reportes mensuales. Le dan la lista de cada cosa existente. Sin embargo, el 20 por ciento de sus reportes restantes son diseñados para alertarle sobre las fallas en procesos normales de su organización. Estos reportes podrían ser indiferentes para su proactividad, sin embargo le enseñarán a ser más preventivo.

Recuerde que su meta es encontrar tantos lugares y herramientas que le ayuden a buscar efectivo como sea posible. Si puede encontrar un par de reportes que le permitan ahorrar un poco por aquí y un poco por allá y asegurarse de que los datos del sistema sean adecuados, va a poder concentrarse en encontrar otro activo muy importante...el EFECTIVO!

Scott Stratman es fundador de The Distribution Team, en Colorado. Da consultoría con distribuidores en cómo aumentar su rentabilidad neta. Puede contactarle en scotts@techsystems.biz