Los expositores tienen fórmulas múltiples que los ayuda a determinar el cómo maximizar el valor de una feria comercial, pero son pocos los asistentes que pueden obtener retorno de su inversión. Ya que asistirá a ISSA/INTERCLEAN North America 2010  es justo la inversión que necesita su empresa, tome unos minutos para revisar la Fórmula de Asistentes. Después piense en las personas que está mandando al evento, lo que desea sacar de ella y a qué áreas necesita dedicarles más tiempo.

La Fórmula
Tiempo o gente que necesita para alcanzar sus metas = (Participación en el evento) + (Establecer los tiempos de reunión) + (Tiempo de movilidad) + (Tiempo para las reuniones no planeadas)  Tiempo Total del Evento Disponible.  
 
Paso 1: Tiempo de Participación en el Evento
Hay 2 eventos básicos en una exposición: los seminarios y los contactos de negocios. Para calcular el tiempo de participación en el evento, simplemente tiene que añadir el número de horas programadas del evento (i.e, una hora de seminario, una hora de comida de negocios y 45 minutos de seminario =  2:45 horas)

Paso 2: Tiempo de Reuniones Establecidas
Basado en estudios de la Industria, el promedio de visita a un expositor es de unos 7 minutos y el promedio de visitas durante el evento de ISSA/INTERCLEAN es de 33 expositores  los favoritos de los visitantes utilizando el directorio en línea www.issa.com/exhibitors Estas visitas a los Stands requieren mayor tiempo, el cual puede durar entre 15 a 20 minutos y otras son más reuniones de negocios que pueden  tomar de 30 minutos a una hora.

Para calcular su tiempo de reunión previsto, se suman el número de expositores a los cuales tiene que visitar rápidamente en siete minutos, los que tiene preguntas que quiere respuestas específicas, cuente con 20 minutos, y luego añada todas  las reuniones programadas con el tiempo especificado. Por ejemplo, digamos hay 25 expositores a los cuales desea ver en 7 minutos; 5 a los que desea ver en 20 minutos; y tiene 3  con los cuales tiene reuniones programadas de 30 minutos. Esto significa que necesitará 6 horas para ver a sus 33 expositores (de un total de 650 expositores de este año).

Paso 3. Tiempo de Movilidad
Justo cuando pensó que tenía el tiempo necesario para alcanzar a ver todas las empresas que necesita en solo un día de la exposición, necesita tener contemplado el tiempo de movilidad. Este es el tiempo entre reuniones lo cual incluye ir entre los Stands, pedir instrucciones, ir al baño, recoger su gafete en el área de registro y el tiempo de comida.

El tiempo aproximado que tarda en trasladarse entre expositores o a un destino especifico es de 250, 000 mts2 en el evento de ISSA/INTERCLEAN es alrededor de 5 minutos. Así que si tiene planeado visitar 33 expositores con, entre cada uno 5 minutos para trasladarse, además de una hora de comida los primeros 2 días del evento, más registro/baño/pedir instrucciones (lo cual se estima en un total de 1 hora), de repente ya se llevo otras 5.75 horas del tiempo en el evento.

Paso 4. Reuniones No Programadas
Aún así usted no ha terminado hasta que no se encuentre con el factor de las paradas de último minuto, las cuales tendrá que realizar durante el evento, lo que incluye una parada con un inesperado pero irresistible expositor, saludar rápidamente a un amigo, cliente o proveedor; o ir dentro de la exposición y ver un seminario o demostración que capte su atención. Estas por lo general son llamadas las “oportunidades perdidas” - ¡que no querrá perderse!

Si su día está muy lleno, no tendrá oportunidad de ver algo más que le interese, y eso es una oportunidad perdida. Lo mismo es para la compañía a la cual usted tiene planeado visitar – pero nunca visitó – porque se encontró con alguien en el camino y se comió su tiempo.  

Para calcular estos números, tenga en cuenta que si tan soló hace ocho paradas imprevistas de siete minutos, y luego se encuentra con cinco personas que conoce (una vez más de siete minutos) lo que da 1.5 horas ahí.

Las personas que prefieren caminar por todos los pasillos para ver rápidamente qué hay de nuevo también tienen que considerar el tiempo que tardan en recorrerlo todo. Considerando que el caminar aproximado de un adulto es de cinco pies por segundo cuando avanzan en línea recta y sin obstáculos. Aún a ese paso a una persona le tomaría más de 1.5 horas poder recorrer los 250,000 mts2 de la exposición de ISSA/INTERCLEAN sin detenerse.

Paso 5. Tiempo Total del Evento Disponible
Una vez que se haya dado cuenta de lo rápido que es programar sus tiempos en ISSA/INTERCLEAN deberá determinar cuánto tiempo tardará en lograr lo que ha establecido como meta.

Del ejemplo mencionado anteriormente el total es de 2.75 horas por evento (Paso 1) más 6 horas de tiempo de reuniones (Paso 2) más 5.75 horas de tiempo de movilidad (Paso 3) más 1.5 horas de reuniones inesperadas (Paso 4) para un total de 16 horas. Eso haría un día muy largo y suponiendo que todas sus reuniones y eventos planeados sucedan en el mismo día –lo que es poco probable.

El evento de ISSA/INTERCLEAN tiene un total de 18 horas de exposición (7.5 en su primer día, 6.5 el segundo día y 4 horas el tercer día). Por lo tanto, la combinación de reuniones y tiempo de movilidad no pueden suceder en un día de exposición, especialmente tomando en cuenta el factor de reuniones inesperadas.

En nuestro ejemplo anterior, un asistente calculó que necesitaría 13,25 horas para visitar a un 5 por ciento de ISSA/INTERCLEAN de los 650 expositores, lo que requeriría para el asistente iniciar tan pronto como las puertas sean abiertas el primer y segundo día de ISSA/INTERCLEAN y no dejar la sala antes de que cierre los dos días. Y las casi tres horas adicionales del evento los asistentes que optaron por asistir coincidieron que no pueden cumplir con estas horas el evento.

ISSA/INTERCLEAN North America es una oportunidad que se presenta cada año para aprender, conocer nuevos productos y reunirse con clientes y proveedores. Planifique su tiempo para aprovecharlo al máximo pero no hasta que cierre el evento.

Dianna Bisswurm es Directora de Desarrollo de la Industria en ISSA.